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Sur internet, il y a deux choses primordiales qui sont indissociables l’une de l’autre. La première, ce sont les mots de passes, l’autre… Ce sont les boîtes mails. Effectivement, ces coffre-forts numériques abritent souvent des informations capitales, tant sur le plan personnel que professionnel. Il est vrai que la moindre action de notre part en ligne requiert souvent l’usage d’une boîte mail. Pour protéger leur intimité, beaucoup d’usagers ont fait le choix d’en posséder plusieurs, au détriment d’un détail plus contraignant : jongler entre ces différentes boîtes aux lettres virtuelles n’est pas de tout repos. C’est là qu’entre en scène des outils forts pratiques pour gérer son courrier informatique simplement : les gestionnaires de boîtes mail !

Courrier physique ou informatique : même combat !

Gestionnaire de boîtes mails : Votre pass PTT virtuel !

Revenons aux fondamentaux, si vous le voulez bien : qu’est-ce qu’un gestionnaire de boîte mail ? Comme son nom le laisse à penser, il s’agit d’un logiciel capable de gérer une ou plusieurs boîtes mail afin de simplifier les démarches de l’usager. Le côté pratique est de parvenir à lire ses mails et de travailler sur plusieurs tâches au sein d’une seule et même interface. Cela réduit considérablement le temps nécessaire pour se connecter à chaque boîte de manière individuelle et permet de centraliser tous vos messages importants dans un seul et même système.  

Peut-être connaissez-vous déjà certains de ces gestionnaires ? Outlook, Mozilla Thunderbird ou encore Zimbra : ceux-là et bien d’autres encore trônent sur le marché et proposent diverses solutions selon vos besoins et votre fonctionnement.

Il convient bien entendu de bien choisir le gestionnaire qui nous convient le mieux, car comme vous vous en doutez, si tous proposent de gérer plusieurs boîtes aux lettres virtuelles, ils ne proposent pas de le faire de la même manière, avec la même interface ou aux mêmes conditions. Peut-être recherchez-vous un outil capable de s’adapter aux besoins d’une entreprise ? Peut-être qu’un gestionnaire plus classique vous conviendra ? Il faut peser les pour et les contre avant de se lancer.

Comme vous pouvez le constater, gérer ses boîtes mail n’est pas si différent de la gestion d’une boîte aux lettres postale. Là où les professionnels de la livraison et des postes ont l’usage d’un pass PTT pour gérer au mieux leurs boîtes et faciliter leurs actions, un gestionnaire logiciel permet exactement la même chose, mais de façon numérique. L’essentiel étant de gagner un temps précieux et de simplifier les démarches du quotidien de façon rapide et sécurisée. C’est une façon ergonomique et pratique d’optimiser le grand nombre d’informations que contiennent les boîtes mail. Aujourd’hui, presque tous les sites (commerçants ou non) demandent une inscription qui requiert donc l’utilisation d’un compte mail. Au bout du compte, créer plusieurs boîtes renforce certes la sécurité, mais aux prix d’une multiplication excessive et souvent assez difficile à suivre sur le long-terme. Utiliser un gestionnaire revient donc, tout comme avoir un pass PTT, à centraliser de manière coordonnée ses boîtes afin de gérer efficacement son temps de travail. De plus, la plupart sont également disponibles sur smartphone, ce qui contribue d’autant plus à leur succès. En tout et pour tout, c’est ce qui explique que bon nombre d’entreprise ont déjà adoptées ces solutions.

Le pass PTT des boîtes virtuelles !

Gestionnaire de boîtes mails : Votre pass PTT virtuel !

Ce n’est pas tout. En effet, pouvoir utiliser un gestionnaire de boîte mail signifie également que s’ouvrent à vous les portes de la gestion e-mailing. Eh oui, un outil de gestion, en plus de centraliser vos boîtes, vous pourrez vous en servir pour élaborer des stratégies précises concernant vos e-mails. Ajouts de dossiers spécifiques, de filtres, de labels d’aide ou encore gérer des processus de transfert : un gestionnaire peut réaliser tout ceci de façon simple. Quelle est donc l’importance d’établir de tels plans, direz-vous ? Simplement, cela permet d’éviter qu’un flux ininterrompu de courrier électronique ne s’insinue dans votre (vos) boîte. Dès qu’un mail arrive, il est reconnu par l’outil selon les paramètres que vous aurez programmé, et sera traité de manière automatique. L’objet contient le mot « facture » ? Soit, il sera redirigé vers le dossier adéquat. Vous voulez que votre associé soit en copie de tous les mails que vous envoyés ? Là encore, il suffit de l’indiquer pour rendre la manœuvre effective.

Un gestionnaire n’est donc pas qu’un simple outil de stockage. Bien maîtrisé et bien utilisé, il peut devenir le meilleur allié de l’entrepreneur pressé ou devenir le fer de lance de toute une équipe. Tout comme le facteur à ses clés pour les boîtes physiques, le gestionnaire sera pour vous son équivalent informatique.